UFSCar se prepara para a implantação de sistema eletrônico de gestão de documentos

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Estagiária da SPDI trabalha nas estantes deslizantes instaladas no Departamento Financeiro (Foto: Beatriz Maia – AECR/UFSCar)

Nos últimos anos, a Administração da UFSCar vem adotando uma série de providências relacionadas à gestão de documentos que devem resultar na implantação de um sistema eletrônico de gestão de documentos até o final de 2017. Uma das primeiras ações, iniciada em 2013, foi a organização dos prontuários de todos os servidores da Instituição – ativos, aposentados e temporários – segundo normas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para toda a Administração Pública Federal, para posterior digitalização e implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD).

“Em outubro do ano passado, a Presidência da República publicou o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da Administração Pública Federal. Quando o sistema eletrônico estiver efetivamente implantado, o que está inicialmente previsto para acontecer até o final de 2017, os documentos já deverão nascer digitais, e assim permanecerão ao longo de sua tramitação, até o arquivamento. No entanto, há um esforço anterior referente a todo o passivo de documentos em papel arquivados e/ou em tramitação na Instituição, que visa aprimorar o processo administrativo e, também, a preservação e valorização da memória institucional”, explica Luzia Sigoli Fernandes Costa, Secretária de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais da UFSCar e coordenadora do grupo de trabalho criado em janeiro deste ano para realizar estudos, diagnósticos e propor soluções técnicas e tecnológicas para a implantação do sistema eletrônico de gestão documental na Universidade.

Assim, além do AFD – uma parceria da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas com a SPDI –, uma equipe liderada pela SPDI já vem desenvolvendo trabalhos em um conjunto de acervos documentais acadêmicos e administrativos, vinculados às atividades das pró-reitorias de Pós-Graduação, de Graduação e de Extensão, da Secretaria Geral de Educação à Distância e do Departamento Financeiro da Pró-Reitoria de Administração. “Este é um trabalho minucioso, que envolve a caracterização dos documentos, sua destinação adequada de acordo com uma tabela de temporalidade, aprimoramentos da infraestrutura física para seu armazenamento adequado, dentre outras ações. Também estamos avançando na definição e compartilhamento de procedimentos adequados para a formação e manutenção dos processos administrativos e no uso da certificação digital de documentos”, relata Costa. “Este é um esforço que acaba não sendo muito visível, mas que tem impactos imensos tanto na eficiência da gestão quanto na qualidade de vida dos servidores que trabalham com esses acervos. Além disso, essas são medidas voltadas sobretudo à ampliação da transparência na gestão pública, já que o sistema eletrônico de gestão documental ampliará sobremaneira as possibilidades da sociedade acompanhar as ações e decisões da gestão pública”, complementa. Para a realização desses trabalhos, a Secretária de Planejamento – que é docente do Departamento de Ciência da Informação (DCI) – e a bibliotecária Vera Lúcia Cóscia, também vinculada à SPDI, envolveram um grupo grande de estagiários do curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação, que recebem treinamento teórico e prático e, assim, também têm a oportunidade de aplicar na realidade os conhecimentos que adquirem ao longo de sua formação.

Além de Costa e Cóscia, o grupo de trabalho para implantação do sistema eletrônico de gestão documental é formado pela Chefe de Gabinete da Reitoria, Elizabeth Márcia Martucci; pelo Chefe do Departamento de Expedição e Arquivo da ProAd, Carlos Roberto Bedendo; pela Chefe do Departamento de Planejamento de Implantação de Sistemas da Secretaria Geral de Informática, Cláudia Alves de Souza Mello; pelo Chefe do Departamento Financeiro da ProAd, Roberto Salles Damha, e pelo Chefe da Seção de Contas a Pagar do DeFin, Fábio Zuccolotto Ferreira; pelo servidor do Departamento de Processamento Técnico da Biblioteca Comunitária Ronildo dos Santos Prado; e pela servidora da ProPG Cilene Cunha Prado. Para este primeiro semestre de 2016, as ações previstas a partir da criação do grupo são o diagnóstico das particularidades documentais da UFSCar e o levantamento de experiências similares em outras instituições.

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