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UFSCar se prepara para a implantação de sistema eletrônico de gestão de documentos

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Estagiária da SPDI trabalha nas estantes deslizantes instaladas no Departamento Financeiro (Foto: Beatriz Maia – AECR/UFSCar)

Nos últimos anos, a Administração da UFSCar vem adotando uma série de providências relacionadas à gestão de documentos que devem resultar na implantação de um sistema eletrônico de gestão de documentos até o final de 2017. Uma das primeiras ações, iniciada em 2013, foi a organização dos prontuários de todos os servidores da Instituição – ativos, aposentados e temporários – segundo normas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para toda a Administração Pública Federal, para posterior digitalização e implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD).

“Em outubro do ano passado, a Presidência da República publicou o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da Administração Pública Federal. Quando o sistema eletrônico estiver efetivamente implantado, o que está inicialmente previsto para acontecer até o final de 2017, os documentos já deverão nascer digitais, e assim permanecerão ao longo de sua tramitação, até o arquivamento. No entanto, há um esforço anterior referente a todo o passivo de documentos em papel arquivados e/ou em tramitação na Instituição, que visa aprimorar o processo administrativo e, também, a preservação e valorização da memória institucional”, explica Luzia Sigoli Fernandes Costa, Secretária de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais da UFSCar e coordenadora do grupo de trabalho criado em janeiro deste ano para realizar estudos, diagnósticos e propor soluções técnicas e tecnológicas para a implantação do sistema eletrônico de gestão documental na Universidade. Continue reading

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SPDI apresenta para consulta à comunidade reorganização dos nomes e siglas das unidades da UFSCar

A Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais (SPDI) está apresentando para consulta à comunidade da UFSCar documentos resultantes do trabalho de comissão formada com o objetivo de atualizar a nomenclatura e respectivas siglas das unidades acadêmicas e administrativas da Universidade.

A comissão, que iniciou os seus trabalhos em junho de 2013, foi criada no contexto das mudanças na estrutura organizacional da Universidade decorrentes de suas expansão, organização multicampi e internacionalização, dentre outros fatores. Mais detalhes do trabalho realizado são descritos no texto de apresentação produzido pela própria comissão. Também estão sendo compartilhadas com a comunidade as regras gerais que orientaram a composição dos nomes e siglas oficiais das unidades organizacionais administrativas e acadêmicas da UFSCar, bem como o rol de nomes e siglas estabelecidos para as unidades e órgãos colegiados e para os cursos de graduação da Universidade.

A solicitação é para que a comunidade analise possíveis inconsistências e indique unidades que eventualmente não tenham sido mencionadas. Essas indicações e sugestões podem ser enviadas até o dia 15 de fevereiro para o e-mail spdi@ufscar.br.

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Grupo de Trabalho elaborará projeto para repositório institucional digital da UFSCar

Foi criado no dia 13 de fevereiro grupo de trabalho que deverá elaborar projeto para a implantação de um repositório institucional digital da UFSCar. O projeto deverá considerar os aspectos relacionados à concepção do repositório, sua governança e financiamento e, também, organizar um cronograma de implantação.

A criação do grupo de trabalho foi motivada pela apresentação, à Administração Superior da UFSCar, de um projeto piloto elaborado pelos docentes Ariadne Chloe Mary Furnival, do Departamento de Ciência da Informação, e Márcio Merino Fernandes, do Departamento de Computação. Durante a apresentação, os docentes conceituaram um repositório institucional como um conjunto de serviços a serem oferecidos pela Universidade para a gestão e disseminação de materiais criados pela Instituição e sua comunidade, que podem incluir documentos acadêmicos – como artigos, materiais didáticos etc. –, administrativos e, também, materiais relacionados à história e à memória institucional.

Também foram apresentados exemplos de repositórios já existentes, como, no Brasil, os da Universidade Estadual Paulista (Unesp), da Universidade Federal do Paraná (UFPR) e da Universidade Federal do Rio Grande do Sul. De outros países, foram destacados os repositórios da Universidade do Minho, de Portugal; da Universidade de Liège, da Bélgica; e o da Universidade Cornell, dos Estados Unidos, que é o repositório mais antigo.

O grupo de trabalho da UFSCar é formado por representantes da Reitoria, da Biblioteca Comunitária, da Secretaria Geral de Informática e dos departamentos de Ciência da Informação (DCI) e de Computação (DC). A coordenação está a cargo de Luzia Sigoli Fernandes Costa, docente do DCI e Secretária Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais da UFSCar.

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