O Pró-Reitor de Gestão de Pessoas da UFSCar, Mauro Rocha Côrtes, presidiu a quarta reunião ordinária do Conselho Pleno do Fórum de Pró-Reitores de Gestão de Pessoas das Instituições Federais de Ensino Superior (Forgepe), que aconteceu 5 a 7 de abril em Brasília. Dentre outros temas, o grupo de dirigentes deu continuidade ao diálogo com a Procuradoria-Geral Federal sobre demandas jurídicas das IFES – com destaque àquelas relacionadas aos adicionais de insalubridade e periculosidade – e aos esforços de integração entre o Sistema de Gestão de Pessoas do Governo Federal (Sigepe, implantado em substituição ao Siape) e seus correspondentes nas diferentes universidades, bem como às ações voltadas à definição de modelos de dimensionamento interno da força de trabalho nas instituições. Outro ponto importante da reunião foi a apresentação da participação do Forgepe no GT “Acordo de Greve” instituído pelos ministérios da Educação (MEC) e de Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) em decorrência da greve de 2015. Continue reading
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Fórum de Pró-Reitores de Gestão de Pessoas avança em debates sobre pontos importantes das carreiras docente e de técnico-administrativos
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Equipe da SIn participa de capacitação para compras de bens e serviços de tecnologia da informação
A equipe da Secretaria Geral de Informática (SIn) da UFSCar participou no início do mês de atividade de capacitação voltada ao aprimoramento dos processos de elaboração de termos de referência para a compra de bens e serviços de tecnologia da informação. Ministrada pela Diretora Adjunta de Compras de Tecnologias da Informação do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP), Anne Camila Domenici, a atividade visou o compartilhamento de procedimentos e boas práticas adotadas pelo IFSP em todos os seus campi no que se refere à aquisição de computadores, softwares e outros itens.
A iniciativa partiu da identificação, pela equipe da Sin, de dificuldades na elaboração do termo de referência utilizado em compras por processo de licitação, que depende de procedimentos bastante específicos na área da informática. A partir disso, foi feito o convite à gestora do IFSP. Participaram do treinamento as equipes da SIn de todos os campi da Universidade que contribuem com os processos de aquisição.
Um dos temas abordados no encontro foi a justificativa para realizar a compra. Ao elaborar o termo de referência, que especifica o item a ser adquirido, recomenda-se a reflexão sobre a necessidade de cada aspecto do bem ou serviço. Formulários apresentados às equipes contêm questões que auxiliam os servidores a pesquisar alternativas e verificar questões de sustentabilidade, além de outros parâmetros que demonstram boa relação custo-benefício. A Chefe da Seção de Suporte Computacional da SIn, Mesailde Souza de Oliveira Matias, explica que a capacitação contribui para a melhor compreensão das normativas do Governo Federal para a aquisição de soluções de tecnologia da informação, bem como com as metas do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) da Universidade. “Pudemos aprender uma forma bastante objetiva e eficaz de reunir documentos e realizar procedimentos para os processos de compra, inclusive refletindo sobre a racionalização do uso do recurso público. Enfrentar os gargalos da contratação de bens e serviços é uma das metas do nosso PDTI, e com esse compartilhamento de experiência acredito que estamos mais aptos a participar com mais segurança desse processo que é bastante complexo”, afirma.
Bibliotecas da UFSCar adotam novo sistema online
As quatro bibliotecas da UFSCar concluíram recentemente a implantação de um novo sistema online de gerenciamento de acervo, o Pergamum. O software, adquirido no final de 2014 com recursos da ordem de 67 mil Reais, funciona em rede com mais de 400 bibliotecas universitárias do País. A rede proporciona uma série de ganhos administrativos para as unidades, operando com a chamada “catalogação cooperativa”, na qual as bibliotecas que adotaram o sistema compartilham as informações sobre os volumes catalogados. Dessa forma, quando um novo livro chega à biblioteca, é possível consultar o extenso acervo de informações já inseridas no sistema, em vez de inseri-las manualmente. Outro benefício é a geração de relatórios sobre o acervo da Universidade, o que é importante para planejar aquisições e ter o melhor aproveitamento dos volumes disponíveis.
Com o novo software, as quatro bibliotecas da Universidade – Biblioteca Comunitária (BCo), Biblioteca Campus Lagoa do Sino (B-LS), Biblioteca Campus Sorocaba (B-So) e Biblioteca Campus Araras (B-Ar) – passam a adotar as mesmas regras para empréstimos, padronizando os serviços prestados à comunidade. Na avaliação da Diretora do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIBi) da UFSCar, Lígia Maria Silva e Souza, a implantação do Pergamum representa uma nova fase para as unidades e consolida a criação do SIBi. “Foram quase 12 meses de muito trabalho para que a implantação pudesse ser feita, e, neste tempo, promovendo o diálogo entre as equipes das bibliotecas, pudemos padronizar os serviços e equalizar demandas. O software facilita a integração de nossas quatro bibliotecas, o que, junto da primeira reunião do Conselho do SIBi, representa um marco importante da consolidação do Sistema”, afirma.
Para os usuários das bibliotecas, o maior refinamento nas buscas e as possibilidades de interação com o sistema estão entre os maiores benefícios. O sistema envia automaticamente notificações por e-mail sobre prazos de devolução e aquisição de obras de áreas de interesse selecionadas. É possível também salvar buscas e inserir comentários nos livros. Além disso, o software possui interface amigável e versão para smartphones, permitindo que o usuário acompanhe em tempo real a disponibilidade dos itens.
Transição
A migração dos dados do sistema antigo para o Pergamum foi realizada no período das férias letivas, quando o movimento nas bibliotecas diminui bastante. Para o início das aulas, o SIBi está finalizando uma cartilha com orientações sobre o sistema, e as unidades dos quatro campi preparam suas equipes para atender os usuários que possam ter dificuldades. O autoempréstimo se encontra na fase final de testes e não estará disponível nas primeiras semanas de aula. O treinamento oferecido aos estudantes ingressantes para a utilização das bibliotecas foi atualizado e está disponível para toda a comunidade. “É natural que o usuário habituado ao antigo sistema estranhe o novo e tenha alguma dificuldade. Por isso, o SIBi convida todos a virem até as bibliotecas da UFSCar e conhecerem as possibilidades que o Pergamum oferece. Os coordenadores de curso que desejarem também podem agendar treinamentos para calouros e veteranos. Nossa expectativa é que os benefícios desse novo sistema reflitam em cada vez mais uso das bibliotecas”, afirma a Diretora do SIBi.
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UFSCar se prepara para a implantação de sistema eletrônico de gestão de documentos
Estagiária da SPDI trabalha nas estantes deslizantes instaladas no Departamento Financeiro (Foto: Beatriz Maia – AECR/UFSCar)
Nos últimos anos, a Administração da UFSCar vem adotando uma série de providências relacionadas à gestão de documentos que devem resultar na implantação de um sistema eletrônico de gestão de documentos até o final de 2017. Uma das primeiras ações, iniciada em 2013, foi a organização dos prontuários de todos os servidores da Instituição – ativos, aposentados e temporários – segundo normas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para toda a Administração Pública Federal, para posterior digitalização e implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD).
“Em outubro do ano passado, a Presidência da República publicou o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da Administração Pública Federal. Quando o sistema eletrônico estiver efetivamente implantado, o que está inicialmente previsto para acontecer até o final de 2017, os documentos já deverão nascer digitais, e assim permanecerão ao longo de sua tramitação, até o arquivamento. No entanto, há um esforço anterior referente a todo o passivo de documentos em papel arquivados e/ou em tramitação na Instituição, que visa aprimorar o processo administrativo e, também, a preservação e valorização da memória institucional”, explica Luzia Sigoli Fernandes Costa, Secretária de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais da UFSCar e coordenadora do grupo de trabalho criado em janeiro deste ano para realizar estudos, diagnósticos e propor soluções técnicas e tecnológicas para a implantação do sistema eletrônico de gestão documental na Universidade. Continue reading
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SIGA: Com novo sistema em funcionamento, ProGrad e SIn iniciam capacitação com servidores da Universidade
Servidores docentes e técnico-administrativos da UFSCar se reúnem em capacitação para o uso do novo sistema de gestão acadêmica (Foto: Enzo Kuratomi – CCS/UFSCar)
Com o lançamento e entrada em funcionamento do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGA), concretizados na última semana, as equipes da Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad) e da Secretaria Geral de Informática (SIn) deram início às atividades de capacitação dos servidores docentes e técnico-administrativos para operação do Sistema. Assim, na última quinta-feira (12/11), os coordenadores de cursos, chefes de departamentos e secretários das respectivas unidades se reuniram no Teatro Universitário Florestan Fernandes para terem o primeiro contato com as novas funcionalidades do SIGA.
Na apresentação, a Pró-Reitora Adjunta de Graduação, Maria Silvia de Assis Moura, destacou os esforços dos diferentes envolvidos nos processos de elaboração e implantação do SIGA e as expectativas de otimização dos processos realizados por meio do novo sistema. “Estamos inaugurando um sistema mais moderno e mais seguro, que irá melhorar a eficiência dos processos. É natural que aqueles que estão muito familiarizados com o ProGradWeb estranhem no começo, e até mesmo por isso contamos com as contribuições de todos para que possamos sempre aprimorar este novo sistema. Foi um processo longo e complexo para que pudéssemos apresentar o SIGA. Gostaria de lembrar as contribuições de Happy Serenone Silva, Chefe do Departamento de Sistemas de Informações Administrativos (DeSIA) da SIn, e de Mara Silvia Aparecida Nucci Morassutti, que chefiou a antiga Divisão de Controle Acadêmico da ProGrad durante grande parte do desenvolvimento, que foram pessoas fundamentais nesse processo, e, nas pessoas deles, agradecer a todos que participaram”, declarou Moura.
Para apresentar os processos de oferta de turmas e mapas de inscrição, os primeiros a serem realizados no novo sistema, o Diretor da Divisão de Gestão e Registro Acadêmico (DiGRA), Fernando Moura Fabri Petrilli, e o servidor da DeSIA Rogério Jerônimo Gentil detalharam os procedimentos e tiraram dúvidas dos participantes. Os servidores dos campi Araras, Lagoa do Sino e Sorocaba participaram por meio de webconferência e puderam enviar online suas dúvidas e contribuições. Outras capacitações serão promovidas de acordo com as necessidades de utilização, conforme o calendário acadêmico. As equipes da SIn e da ProGrad já estão preparando tutoriais para as próximas etapas. Por enquanto, apenas os coordenadores de curso e chefes de departamento utilizarão o SIGA e, nas próximas semanas, os secretários dessas unidades também terão acesso ao Sistema. Para os estudantes, o acesso será disponibilizado até o final deste período letivo. As próximas inscrições em disciplinas já serão feitas no SIGA, e o ProGradWeb ainda pode ser utilizado para a consulta de informações e emissão de documentos.
Sistemas de gestão acadêmica
O processo de desenvolvimento do SIGA teve início em meados de 2012, quando a SIn realizou um estudo junto à ProGrad para identificar as necessidades para o novo sistema. Subsidiada pelo conhecimento adquirido ao longo dos anos de funcionamento do ProGradWeb, a equipe da SIn desenhou o processo de reengenharia do Sistema para contemplar novas demandas da Universidade e utilizar tecnologias mais modernas. A princípio, uma empresa, contratada por meio de licitação, desenvolveria o Sistema, cabendo à Secretaria assumir sua manutenção e atualização. Entretanto, em razão de dificuldades técnicas para contemplar as especificidades do desenvolvimento, o contrato com a empresa precisou ser rescindido no segundo semestre de 2014, e a SIn assumiu integralmente o processo. Durante o desenvolvimento, também foram consideradas, dentre várias outras contribuições, as sugestões decorrentes dos debates realizados no I Fórum Integração UFSCar: Serviços de Secretarias Acadêmicas.
O SIGA é o quinto sistema informatizado de gestão acadêmica dos cursos de graduação da Universidade. Continue reading
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