Visando facilitar e tornar mais ágil a aquisição de bens e serviços por toda a comunidade universitária, a Pró-Reitoria de Administração (ProAd) da UFSCar vem, desde 2013, investindo na capacitação de sua equipe para intensificar a utilização de uma modalidade especial de licitação, o sistema de registro de preços, que, além de facilitar os processos de compra, pode também resultar em economia significativa de recursos para todas as unidades da Universidade.
O sistema de registro de preços é destinado à aquisição parcelada de bens e serviços que são contratados frequentemente pela Universidade. Nessa modalidade, após a identificação da demanda da Instituição e o detalhamento das especificações dos itens a serem adquiridos, é realizado um único processo licitatório, a partir do qual os fornecedores selecionados assumem, por um determinado período, o compromisso com valores registrados na chamada “ata de registro de preços”. No entanto, a aquisição efetiva só é feita quando e se há necessidade.
Antes dos esforços voltados à intensificação do uso das atas, a UFSCar já utilizava o sistema para aquisição de gêneros alimentícios, materiais de escritório distribuídos por meio do Departamento de Almoxarifado e materiais de limpeza, dentre alguns outros itens destinados à manutenção do funcionamento dos campi. Em 2014, algumas novidades foram licitações para aquisição de computadores e outros equipamentos de informática, mobiliário e produtos para uso em laboratórios (como reagentes e vidraria) por meio do sistema de registro de preços. Em 2015, já foram firmadas ou estão em licitação, além destas, atas para aquisição de produtos para construção civil (areia, cimento, brita etc.), aparelhos de ar condicionado (para o Campus Lagoa do Sino), veículos e bebedouros industriais (em São Carlos), bem como para contratação de serviços de editoração de periódicos. Também estão em andamento processos para a concretização da aquisição de outros materiais e serviços por meio do registro de preços, como, por exemplo, água mineral, camisetas para eventos, materiais para manutenção de edificações e infraestrutura dos campi (elétrica, hidráulica e reparos, dentre outros), componentes eletrônicos, capas de dissertações e teses e serviço de coffee break.
