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UFSCar se prepara para a implantação de sistema eletrônico de gestão de documentos

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Estagiária da SPDI trabalha nas estantes deslizantes instaladas no Departamento Financeiro (Foto: Beatriz Maia – AECR/UFSCar)

Nos últimos anos, a Administração da UFSCar vem adotando uma série de providências relacionadas à gestão de documentos que devem resultar na implantação de um sistema eletrônico de gestão de documentos até o final de 2017. Uma das primeiras ações, iniciada em 2013, foi a organização dos prontuários de todos os servidores da Instituição – ativos, aposentados e temporários – segundo normas do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para toda a Administração Pública Federal, para posterior digitalização e implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD).

“Em outubro do ano passado, a Presidência da República publicou o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da Administração Pública Federal. Quando o sistema eletrônico estiver efetivamente implantado, o que está inicialmente previsto para acontecer até o final de 2017, os documentos já deverão nascer digitais, e assim permanecerão ao longo de sua tramitação, até o arquivamento. No entanto, há um esforço anterior referente a todo o passivo de documentos em papel arquivados e/ou em tramitação na Instituição, que visa aprimorar o processo administrativo e, também, a preservação e valorização da memória institucional”, explica Luzia Sigoli Fernandes Costa, Secretária de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais da UFSCar e coordenadora do grupo de trabalho criado em janeiro deste ano para realizar estudos, diagnósticos e propor soluções técnicas e tecnológicas para a implantação do sistema eletrônico de gestão documental na Universidade. Continue reading

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Prontuários dos servidores da UFSCar são organizados para futura digitalização

A UFSCar vem, desde julho de 2013, empreendendo um esforço concentrado de organização dos prontuários de todos os servidores da Instituição – ativos e aposentados –, iniciado a partir de portaria do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão que criou o Assentamento Funcional Digital (AFD) e estabeleceu orientações aos órgãos da Administração Pública Federal sobre procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento de documentos. Dentre outras consequências, a implantação do AFD implica na guarda de documentos pelo período de cem anos, de acordo com tabela de temporalidade e destinação de documentos estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Para a implantação do AFD na UFSCar, foi constituído grupo de trabalho composto pela Pró-Reitora Adjunta de Gestão de Pessoas, Márcia Cristina dos Santos B. de Oliveira e pelos servidores da ProGPe Antônio Roberto de Carvalho, Ana Cláudia do Prado, Marlene Aparecida Calandrin e Mônika de Rienzo, sob a coordenação da Secretária de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais, Luzia Sigoli Fernandes Costa, e da bibliotecária Vera Lucia Cóscia, também da SPDI. Também atuam no projeto três estagiários, estudantes do curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação.

A primeira etapa do trabalho, concluída no mês passado, organizou 2.143 prontuários dos servidores ativos da Instituição. Agora, a equipe está realizando o tratamento de 809 prontuários de servidores inativos e, na próxima etapa, o foco estará nos documentos de pessoas com contrato temporário com a Universidade, colaboradores sem vínculo empregatício, estagiários e beneficiários de pensão civil.

Essas etapas de tratamento da documentação envolvem a conferência das pastas já existentes e complementação de documentos de acordo com o estabelecido pela portaria do MPOG; higienização; identificação correta, dentre outras ações. Uma vez concluídas, será feita a digitalização de todos os documentos, que passarão a compor um banco de dados nacional com acesso restrito a servidores autorizados.

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