No dia 28 de maio, foram encerradas as atividades da segunda fase do “I Fórum Integração UFSCar: Serviços de Secretarias Acadêmicas” que, ao longo de quatro encontros, reuniu os secretários das coordenações de cursos de graduação, de programas de pós-graduação e dos departamentos acadêmicos com o objetivo de aproximar servidores que desempenham atividades semelhantes, identificar questões relevantes para o desenvolvimento dessas atividades, envolver esses servidores no equacionamento dos desafios encontrados e, também, promover a integração entre os campi da UFSCar.
Em cada um dos encontros, foi elaborado um documento que sintetiza as questões levantadas e encaminhamentos propostos. Agora, em uma terceira fase, essas contribuições estão sendo estruturadas em um plano que deverá nortear e permitir o acompanhamento das ações a serem realizadas, com estabelecimento de prazos e responsáveis para essas ações. A estimativa é que a elaboração do plano esteja concluída até o final do mês de julho. “A comissão organizadora do Fórum acompanhou de perto todas as etapas e continua trabalhando para encaminhar as ações propostas durante os eventos. Os documentos produzidos pelo Fórum têm um peso importante na Universidade, são reconhecidos internamente. Além disso, outros segmentos de servidores técnico-administrativos e, também, docentes, já manifestaram o desejo de serem contemplados em futuras edições, o que é uma medida do sucesso das atividades. Temos realizado reuniões para avaliar aquilo que já aconteceu e prosseguir com as ações e, nessas oportunidades, surgem novas propostas, o que nos mostra que o Fórum foi o ponto de partida para um trabalho constante de reflexão e motivação para agir criticamente no espaço de trabalho”, avalia Márcia Cristina dos Santos B. de Oliveira, Pró-Reitora Adjunta de Gestão de Pessoas e uma das idealizadoras da iniciativa.
“O Fórum é parte importante na concretização da concepção que temos chamado de gestão com pessoas. É uma experiência, um caminho que vislumbramos e que só pode ser pavimentado com os resultados que formos obtendo, já que há poucas referências neste sentido. Está claro para mim que é fundamental a Administração da Universidade oferecer respostas concretas aos desafios e dificuldades levantados durante o Fórum. Há questões críticas, às quais é preciso responder rapidamente. É de extrema relevância termos a oportunidade de ouvir os servidores que estão envolvidos com o cotidiano do trabalho em cada uma das unidades da Instituição, que conhecem as rotinas e os obstáculos envolvidos, para que possamos agora empreender esforços voltados, principalmente, à modernização da gestão. São essas respostas concretas que permitirão que outras venham a ser construídas com a participação dos servidores. Participar só se aprende participando, com a oferta de condições objetivas para essa participação. É um processo”, complementa o Pró-Reitor de Gestão de Pessoas, Mauro Rocha Côrtes.
Desdobramentos
Dentre os diversos pontos identificados e debatidos ao longo da realização do Fórum, há vários relacionados aos sistemas informatizados em uso na Universidade ou àqueles que precisariam ser desenvolvidos. Foram levantadas sugestões para o aprimoramento desses sistemas e, principalmente, foi destacada a relevância da participação permanente dos usuários ao longo de seu desenvolvimento. Outro ponto recorrente foi a relevância de padronização dos procedimentos administrativos e do estabelecimento de rotinas, bem como da elaboração de manuais e da oferta de oportunidades de treinamento sobre esses procedimentos. A sobrecarga de trabalho e as necessidades de novos servidores em vários setores também foram temas que permearam todos os debates. “A partir de agora, a Pró-Reitoria terá dois papéis diferentes na continuidade do Fórum. Há ações que estão sob a sua governabilidade, em relação às quais ela terá a responsabilidade de execução. Em outros casos, ela terá um papel de ‘animar as ações’, ou seja, coordenar esforços para que outros setores possam produzir essas ações. Por exemplo, já organizamos, em parceria com a Pró-Reitoria de Graduação e a Secretaria Geral de Informática, palestra sobre o Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, o SIGA, que deverá substituir o ProGradWeb. Esta é uma ação simples e que pôde ser estruturada rapidamente, mas outras mais complexas deverão ser articuladas a partir do plano que está em elaboração”, explica Côrtes.
Histórico
O I Fórum Integração UFSCar, realizado pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (ProGPe), foi estruturado em três fases. A primeira foi a de levantamento e organização das temáticas a serem abordadas, conduzida em parceria entre a equipe responsável da ProGPe e servidores dos diferentes segmentos – coordenações de graduação e pós-graduação e secretarias de departamentos – e campi, denominados “TAs de contato”. Em seguida, foram realizados, ao longo dos meses de abril e maio, os eventos para compartilhamento de experiências e encaminhamento das questões levantadas, que aconteceram nos campi Araras, São Carlos e Sorocaba. A programação teve palestras, debates e atividades de integração. A terceira fase é a atual, de elaboração do plano.
“Se antes havia alguma desconfiança sobre a seriedade e a efetividade dos trabalhos realizados no Fórum, hoje as pessoas percebem a importância do que temos feito. É uma iniciativa muito boa no sentido de valorizar o servidor técnico-administrativo e seu trabalho, e fiquei muito feliz de ter participado como TA de contato. Pudemos compartilhar nossas experiências, pensar juntos sobre o dia a dia na Universidade e acabamos criando relações que melhoram nosso trabalho. O compartilhamento de experiências não aconteceu apenas durante o Fórum, tem se estendido, ao passo em que continuamos trabalhando juntos e nos acionamos para tirar dúvidas, por exemplo”, relata Maria do Céu Ramos de Andrade, que atua na secretaria da coordenação do curso de Educação Física.
A coordenação da iniciativa do Fórum é da Pró-Reitora Adjunta de Gestão de Pessoas e das servidoras técnico-administrativas Maria Inez Carpi, Heloísa Helena Paganelli Meneghelli e Vera Aparecida Lui Guimarães. “É fundamental, neste momento, reconhecer e agradecer todo o empenho dessa equipe de coordenação ao longo de todo o processo do Fórum. Elas acreditaram nesse caminho e não mediram esforços para torná-lo possível”, destaca o Pró-Reitor de Gestão de Pessoas. Novidades sobre os desdobramentos podem ser acompanhados no Blog do Fórum.