ProAd: Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada traz agilidade, transparência e maior capacidade de acompanhamento aos processos vinculados à Pró-Reitoria

Desde janeiro de 2013, a UFSCar vem passando por um processo de modernização de seus procedimentos administrativos marcado, muito especialmente, pelo desenvolvimento do Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada (Sagui), iniciativa que visa integrar, em um único ambiente, os diferentes sistemas informatizados de gestão administrativa e acadêmica em uso ou a serem desenvolvidos na Universidade. O desenvolvimento do Sagui teve como disparadores, de um lado, a necessidade de atualização e/ou criação de novos sistemas para gestão da informação e controle de processos vinculados às diferentes pró-reitorias e outras unidades administrativas e, de outro, a decisão de investir na capacidade de desenvolvimento de softwares da Secretaria Geral de Informática (SIn), por meio da ampliação e capacitação de sua equipe.

Dentre as unidades que já têm módulos desenvolvidos no ambiente do Sagui, a Pró-Reitoria de Administração (ProAd) destaca-se pela utilização, neste momento, de quatro módulos: Gestão Orçamentária; Catálogo Interno de Materiais; Compras; e Almoxarifado (o último em fase piloto). Além da ProAd, também a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (ProGPe) já tem alguns módulos em funcionamento e outros em fase de desenvolvimento.

Bancos de dados

O primeiro passo no desenvolvimento do Sagui foi a unificação das diferentes bases de dados administrativos e acadêmicos utilizadas nos sistemas da Universidade. Essa unificação visa, de um lado, a otimização dos processos de cadastramento das informações e, de outro, a ampliação da confiabilidade dessas informações. Isto porque, antes do Sagui, o cadastro, por exemplo, de um novo servidor da Universidade, tinha de ser feito em diferentes sistemas – como possível requisitante de uma compra, como docente, como ordenador de despesa, dentre outros papéis –, o que, além de duplicar o trabalho, gerava dificuldades e inconsistências na recuperação dessas informações. Assim, durante o primeiro semestre de 2013, a equipe da SIn efetuou a migração para o Sagui das bases utilizadas pela ProAd, pela ProGPe e pela Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad). Atualmente, está sendo planejada uma nova fase de integração, com a migração de bases utilizadas pelas pró-reitorias de Pós-Graduação e de Extensão.

Módulos ProAd

Concomitantemente à integração entre as bases de dados, foi iniciado o processo de estruturação dos módulos da ProAd no Sagui. Para tanto, a equipe da SIn teve de interagir por um longo período com as diferentes unidades da Pró-Reitoria, para se familiarizar com os inúmeros processos que seriam integrados no sistema. “Eu diria que, nos primeiros seis meses, o que aconteceu foi que os colegas da SIn aprenderam o ‘idioma’ que nós falamos aqui na ProAd, passaram a compreender as palavras que usamos no nosso cotidiano, que têm inúmeros processos por trás delas”, conta Rogério Colaço da Silva, Chefe do Departamento de Compras (DeCom) da ProAd e um dos servidores que acompanham de perto o desenvolvimento do Sagui. “Além de conhecer os processos, nós temos de, já nas etapas iniciais do desenvolvimento do sistema, identificar as intersecções entre eles, entre as diferentes unidades. Quando iniciamos o desenvolvimento de um módulo, é preciso que já saibamos as implicações de decisões que tomamos nesse momento em módulos planejados para o futuro”, complementa Erick Lázaro Melo, analista de tecnologia da informação da SIn.

O primeiro módulo da ProAd a entrar em funcionamento foi o de gestão orçamentária, que começou a ser utilizado pela equipe da Pró-Reitoria em maio de 2014. O módulo já foi planejado para ser descentralizado, ou seja, permitir o uso por diferentes integrantes da comunidade universitária. “O módulo de gestão orçamentária já foi um grande avanço no âmbito da ProAd. No entanto, a gestão das informações ainda está restrita ao Departamento de Controle Orçamentário da Pró-Reitoria. Muito em breve, o uso incluirá também outros gestores e, com a integração prevista com o módulo de Compras, os responsáveis pelos orçamentos das diferentes unidades poderão, por exemplo, acompanhar débitos e créditos em tempo real”, explica o Pró-Reitor de Administração da UFSCar, Néocles Alves Pereira.

Posteriormente, foi implantado o módulo do Catálogo Interno de Materiais, em que são cadastrados os materiais (de consumo e permanentes) que são comumente adquiridos pela Universidade, com as suas especificações. O Catálogo facilita a elaboração de requisições de compras pelos usuários do sistema – já que é possível aproveitar especificações elaboradas anteriormente e, em alguns casos, também orçamentos já cadastrados por outros solicitantes – e, também, traz ganhos para a Universidade como um todo, ao promover a padronização dos itens adquiridos pela Instituição. “Nós não pretendemos, de forma alguma, promover a padronização ‘forçada’. Cada solicitante tem a liberdade de especificar os materiais de que necessita, se assim desejar. No entanto, as especificações já cadastradas facilitam a requisição dos materiais quando a descrição já existente é suficiente. A padronização, por sua vez, pode significar economias importantes, como, por exemplo, na aquisição de serviços de manutenção dos itens adquiridos”, explica o Chefe do DeCom. Outro ganho advindo do uso do Catálogo Interno de Materiais é que a especificação pode ser realizada inteiramente no sistema, dispensando a consulta, pelo usuário, ao Catálogo de Materiais (Catmat) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), uma vez que os dados referentes ao catálogo do MPOG são periodicamente atualizados no Sagui pela equipe da SIn.

Em julho de 2014, foi iniciado o uso do módulo de Compras do Sagui, que digitalizou todo o processo de requisição de compras e, também, permitiu aos usuários o acompanhamento do atendimento dessas requisições. A partir dos primeiros meses de uso – tanto do Catálogo quanto do módulo de Compras –, já foram realizadas consultas junto aos usuários para obtenção de feedbacks que permitirão o aprimoramento do sistema em versões futuras. “Um dos objetivos que buscamos é tornar o sistema cada vez mais amigável, com um uso que seja intuitivo. No caso do módulo de Compras, por exemplo, uma das referências que temos são os sites de comércio eletrônico, que as pessoas estão acostumadas a utilizar. Assim, um dos aprimoramentos que já estamos planejando para a próxima versão é a criação de categorias que agruparão os diferentes itens do Catálogo, facilitando sua localização. Também estão previstas ferramentas para ajudar o usuário a elaborar o termo de referência que é obrigatório no processo, que deverão ser estruturadas como um questionário em que o requisitante responderá, por exemplo, se quer a entrega única ou parcelada, se necessita que sejam realizadas a entrega e análise de amostras, dentre outras possibilidades”, explica a Chefe do Departamento de Planejamento e Implantação de Sistemas da SIn, Cláudia Alves de Souza Mello.

“Além dos avanços que trazem, tanto o Catálogo quanto o módulo de Compras também evidenciam um dos grandes desafios que enfrentamos, que diz respeito à qualidade das especificações, para que possamos aprimorar os processos de compra. No âmbito do sistema e dos procedimentos internos à ProAd, temos buscado diferentes estratégias de aprimoramento dessas especificações. No entanto, é muito importante que todos os que utilizam o sistema estejam sensibilizados de que, embora o Sagui nos auxilie muito, a qualidade das informações que nele são inseridas é e sempre será decorrente do trabalho de cada um dos usuários”, complementa o Pró-Reitor de Administração.

Próximos passos

Além dos módulos já apresentados, e dos aprimoramentos previstos, as equipes da SIn e da ProAd também estão trabalhando nos módulos de Almoxarifado e de Patrimônio. O módulo de Almoxarifado já está sendo utilizado no Campus Sorocaba, onde está lotada parte da equipe responsável pelo desenvolvimento do Sagui. Já o de Patrimônio terá seu cronograma ajustado ao da realização de processo minucioso de inventário do patrimônio da Universidade, que está em andamento, para que o módulo entre em funcionamento com todas as informações já atualizadas. “São grandes os avanços que tivemos em apenas dois anos, e estou certo de que continuaremos avançando muito, o que é fundamental para alcançarmos a modernização que a Universidade precisa no contexto atual. Eu sempre digo que um sistema nunca está pronto, que aprimoramentos sempre são possíveis, e é nessa perspectiva que vimos atuando, tentando sempre estar em diálogo tanto com as equipes responsáveis pelos processos inseridos no sistema, quanto com os seus usuários. É preciso registrar que todos esses módulos já desenvolvidos – e que não se restringem àqueles vinculados à ProAd – foram concretizados com a dedicação integral de apenas dois analistas de tecnologia de informação, com apoio de outros três analistas, um técnico em tecnologia de informação e um estagiário. Assim, aproveito a oportunidade para agradecer o empenho de toda a equipe, da SIn e da ProAd, pois embora ainda possamos e devamos avançar muito, nossa realidade já mudou significativamente a partir desses primeiros módulos”, registra o Pró-Reitor de Administração.

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