As atividades do “I Fórum Integração UFSCar: Serviços de Secretarias Acadêmicas” foram encerradas na última sexta-feira (5/12), com uma reunião que apresentou os resultados de um ano e oito meses de reflexões e encaminhamentos sobre as atividades dos servidores técnico-administrativos que atuam junto às coordenações dos cursos de graduação e de programas de pós-graduação e nas secretarias das chefias dos departamentos acadêmicos.
No último encontro do I Fórum Integração UFSCar, embora atividades formais tenham sido encerradas, foi destacada a importância dos esforços de identificação de problemas e proposição de soluções de modo participativo continuarem (Foto: Melina Simardel Dantas/CCS-UFSCar)
Os 16 tópicos organizados pelas TAs de contato – servidoras que coordenaram as discussões – ao longo do Fórum foram apresentados para os participantes, bem como o histórico de encaminhamentos e realizações. O tópico referente ao sistema Trâmite, por exemplo, trabalhado intensamente desde o princípio dos encontros, não foi concluído, pois houve a compreensão de que o processo precisa de mais esforços para atingir objetivos satisfatórios. Dessa forma, decidiu-se pela formação de um grupo de trabalho que promova o diálogo com a Secretaria Geral de Informática (SIn) da Universidade, responsável pelo desenvolvimento e aprimoramento do sistema. Assim, ambos podem compreender as necessidades e as possibilidades de aprimoramento, em um trabalho conjunto.
Um dos principais produtos gerados pelo I Fórum é o Guia de Procedimentos Administrativos, elaborado por uma comissão formada pelos servidores que atuam nas secretarias das coordenações de cursos de graduação. A demanda por uma padronização dos procedimentos e por uma fonte rápida e confiável de informações surgiu nos primeiros encontros do Fórum. A partir de esforços de identificação de funções e recolhimento de sugestões, o material foi elaborado para amparar as atividades diárias dos secretários. Maria do Céu Ramos de Andrade, lotada na coordenação do curso de Educação Física, explica que a ideia só pôde sair do papel quando houve dedicação de um conjunto de pessoas dispostas a trabalhar por esse objetivo. “A princípio, imaginamos que seria um manual de procedimentos, mas, durante as discussões, pudemos perceber que não gostaríamos de um documento ‘engessado’. O guia não limita as possibilidades, ele oferece sugestões e esclarece as distinções entre as atividades das secretarias de coordenação de curso e as chefias de departamento. Temos a consciência de que esse material deve ser constantemente atualizado, uma vez que tanto os procedimentos como as circunstâncias mudam com frequência, e acredito que o resultado seja um importante material de apoio para amparar o dia a dia dos secretários”, afirma Andrade.
O Pró-Reitor de Gestão de Pessoas, Mauro Rocha Côrtes, destacou os méritos da iniciativa e os desafios que ainda precisam ser enfrentados pelos participantes. “Hoje estamos em um momento de avaliação, e a conquista mais básica deste ciclo de reflexões é sairmos da imobilidade, deixarmos a sensação de que as coisas estão ruins e não podem melhorar. A ProGPe prega sempre o objetivo de não se fazer uma gestão de pessoas, mas a gestão com pessoas, e isso só faz sentido se as pessoas tiverem motivação e condições de participar. E este é o objetivo deste Fórum, promover a motivação e oferecer as condições para que os servidores técnico-administrativos reflitam e façam proposições sobre o funcionamento da Universidade. Com o encerramento das atividades deste Fórum, pretendemos concluir esta etapa, e prestar contas dos esforços empreendidos. Contudo, este momento não deve se perder, pois os problemas continuarão a aparecer, e precisamos estar preparados para lidar com as dificuldades”, avaliou Côrtes.
Márcia Cristina dos Santos Barbosa de Oliveira, Pró-Reitora Adjunta de Gestão de Pessoas e membro da comissão organizadora do Fórum, também ressaltou a importância da continuidade dos trabalhos iniciados nos eventos e o papel dos servidores técnico-administrativos na promoção das melhorias dos serviços das secretarias acadêmicas. “A comissão organizadora encerra hoje, formalmente, as atividades do I Fórum, mas a nossa expectativa é que os participantes sigam refletindo e fazendo proposições de forma mais autônoma. Para isso, coloco a ProGPe sempre à disposição, para discutir e para encaminhar documentos com demandas geradas pelos grupos após o encerramento do Fórum. Durante estes quase dois anos de Fórum Integração, criamos possibilidades de intervenção em atividades específicas, que influenciam diretamente o dia a dia e o bem estar dos servidores da Universidade, e devemos manter o espírito dessa iniciativa para continuarmos melhorando”, afirmou Oliveira.
Coordenadoras do I Fórum e TAs de contato no encerramento das atividades. (Foto: Melina Simardel Dantas/CCS-UFSCar)
Iniciativa
As atividades do I Fórum tiveram início em abril de 2013, com palestras, debates e atividades de integração desenvolvidas nos campi Araras, São Carlos e Sorocaba. Para coordenar as discussões, foram escolhidos dois servidores de cada segmento (coordenações de graduação e pós-graduação e secretarias de departamentos) em cada campus, denominados TAs de contato. Eles foram responsáveis por levantar e organizar temáticas para serem discutidas durante os eventos, após conversas com os demais servidores.
Os objetivos da iniciativa – desenvolvida pela ProGPe com apoio das pró-reitorias de Graduação, Pós-Graduação e Administração – são aproximar servidores que desempenham atividades semelhantes; identificar questões relevantes para o desenvolvimento dessas atividades, envolvendo os servidores no equacionamento dos desafios encontrados; e, também, promover a integração entre os campi da UFSCar.
Em dezembro de 2013, teve início o II Fórum Integração UFSCar, que contempla os servidores técnico-administrativos que realizam atividades nos laboratórios acadêmicos dos campi Araras, São Carlos e Sorocaba.
A coordenação é da Pró-Reitora Adjunta de Gestão de Pessoas, Márcia Cristina dos Santos Barbosa de Oliveira, e das servidoras Maria Inez Carpi, Heloísa Helena Paganelli Meneghelli e Vera Aparecida Lui Guimarães.