Foi realizada ontem (5/5) a segunda reunião da Câmara de Assessoramento Técnico de Materiais e Compras da UFSCar, vinculada ao Conselho de Administração (CoAd). O encontro comportou também, devido à pauta a ser tratada, a primeira reunião da Câmara de Assessoramento Técnico de Controladoria.
Durante a reunião, o Diretor da Divisão de Abastecimento e Patrimônio (DiAP) da Pró-Reitoria de Administração (ProAd), Alessandro Luís do Prado, e Maria de Fátima Almeida, que assessora a Pró-Reitoria na área, apresentaram uma série de ações que estão sendo planejadas para aprimorar a gestão de patrimônio na UFSCar. Embora na reunião a pauta tenha sido especificamente a etapa de desfazimento de bens (exclusão de um bem do acervo patrimonial da Instituição), os gestores compartilharam com os presentes também informações relativas à incorporação e à gestão do patrimônio como um todo, relatando que está sendo finalizado edital para contratação de empresa que realizará inventário do acervo patrimonial da Universidade – estimado em 160 mil bens móveis – e falando também sobre o módulo de gestão de patrimônio no Sagui (Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada).
Em relação ao desfazimento de bens, foram apresentadas as diferentes etapas do processo – que é regulado nacionalmente pelas instruções normativas 205/88 e 142/83 e pelo Decreto 99658/90 – e relatado que a DiAP está construindo estratégias voltadas a minimizar ou eliminar os gargalos já identificados em algumas dessas etapas. Um desses gargalos diz respeito ao esgotamento da capacidade da área atualmente utilizada para depósito dos bens a serem excluídos do patrimônio entre o momento em que uma unidade solicita a baixa e o término do processo de desfazimento. Outro refere-se à necessidade de aprimoramento dos próprios procedimentos de coleta dos bens junto às unidades, abarcando questões relacionadas à periodicidade dessa coleta e aos veículos utilizados. Também foram abordadas questões referentes à ausência de critérios claramente estabelecidos para que as unidades identifiquem um bem como obsoleto, excedente, recuperável e/ou inservível, às responsabilidades no processo obrigatório de avaliação desses bens e às possibilidades de agilização na passagem dos processos pela Procuradoria Federal junto à UFSCar.
Uma das medidas que já está sendo encaminhada é a realização de um diagnóstico de como as demandas por desfazimento de bens se configuraram nos últimos anos, para que seja possível, a partir dos dados históricos, estabelecer uma rotina que evite o esgotamento da capacidade do depósito. Além disso, está sendo estudada a possibilidade de destinação de uma nova área para depósito, onde também seria estabelecido um espaço para “mostruário” de bens que, embora tenham sido considerados obsoletos, excedentes e/ou inservíveis por uma unidade, possam vir a ser reaproveitados em outro local. Nessa mesma área, pode ser possível criar um espaço para armazenamento de itens adquiridos por meio de atas de registro de preços, como mobiliário e equipamentos de informática, o que permitiria a entrega de maiores quantidades pelas empresas contratadas e, consequentemente, a redução do tempo de espera entre a solicitação do item pela unidade e a entrega do bem requisitado.
“Nós estamos olhando para todas as etapas, trabalhando para otimizar os fluxos e, assim, além de favorecer cada vez mais o bom uso dos recursos públicos, tornar o processo de desfazimento, quando realmente necessário, o mais rápido, contínuo e dinâmico possível”, afirmou o Diretor da DiAP. Prado também aproveitou a oportunidade para informar que há um processo de desfazimento em fase de conclusão, o que deverá liberar espaço no depósito e permitir a retomada das coletas de bens nas unidades acadêmicas e administrativas da Universidade.
Abertura de processos
Outro ponto de pauta na reunião das Câmaras foi a minuta de norma para a concretização da descentralização da abertura de processos na UFSCar, elaborada a partir das discussões realizadas na reunião do mês passado. A minuta diz respeito à instituição do Sistema de Protocolo da UFSCar, composto por uma Unidade de Protocolo Central – correspondente ao Departamento de Expedição e Arquivo da ProAd – e unidades de protocolo setoriais, correspondentes ao Gabinete da Reitoria, às pró-reitorias e secretarias gerais da Administração Superior, às prefeituras universitárias, à Procuradoria Federal junto à UFSCar e às secretarias dos departamentos acadêmicos, cursos de graduação e programas de pós-graduação. A norma também estabelece quais processos deverão ser abertos em cada uma dessas unidades.
Os temas contemplados na norma já haviam sido debatidos com os pró-reitores e diretores dos Centros Acadêmicos da Universidade e, incorporadas as sugestões dos membros das Câmaras, a norma será apreciada pela Procuradoria Federal e encaminhada à deliberação do Conselho de Administração, em reunião prevista para acontecer no próximo dia 15. “As sugestões apresentadas evidenciam, uma vez mais, a importância das Câmaras, já que os servidores que a integram são os responsáveis pela concretização cotidiana dos processos administrativos discutidos nesses colegiados. É imprescindível que possamos aproveitar toda a experiência acumulada por esses servidores, sem a qual certamente não seríamos capazes de promover a modernização administrativa tão necessária à UFSCar neste momento da sua trajetória”, avalia o Pró-Reitor de Administração, Néocles Alves Pereira.
Por fim, também foi apresentado durante a reunião o Manual de Gestão de Documentos da UFSCar, atualizado recentemente, que contém orientações de padronização referentes à produção, tramitação e destinação de documentos institucionais da Universidade e, assim, será uma referência fundamental na implantação da descentralização da abertura de processos. Até o dia 18 de maio, a Secretaria Geral de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais (SPDI) está recebendo sugestões da comunidade universitária para aperfeiçoamento do documento e adequação ao cotidiano dos diferentes setores da Universidade. Uma versão eletrônica do Manual está disponível no site da SPDI e as contribuições podem ser enviadas para o e-mail spdi@ufscar.br ou entregues pessoalmente na Secretaria, localizada no edifício da Reitoria.