Câmara de Assessoramento Técnico de Materiais e Compras realiza sua primeira reunião

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Pró-Reitor de Administração apresenta à Câmara a proposta de descentralização da abertura de processos. (Crédito: Mariana Pezzo / AECR-UFSCar)

Aconteceu ontem (7/4) a primeira reunião da Câmara de Assessoramento Técnico de Materiais e Compras da UFSCar, uma das duas câmaras de assessoramento na área de gestão administrativa vinculadas ao Conselho de Administração (CoAd). A outra câmara é a de Assessoramento Técnico de Controladoria, cujas reuniões devem ser iniciadas no segundo semestre deste ano. As câmaras foram propostas pela Pró-Reitoria de Administração (ProAd) e aprovadas pelo CoAd e pelo Conselho Universitário (ConsUni) no final de 2014.

A proposta de criação das câmaras de assessoramento técnico – elaborada sob a inspiração de experiência similar em curso na Universidade Federal de São Paulo (Unifesp) – visa, principalmente, promover a participação de representantes das áreas acadêmica e administrativa na construção de soluções técnicas, de processos e de modelos, dentre outras, relativas à gestão administrativa. “A experiência de cada servidor tem valor. Nosso principal objetivo é, justamente, utilizar essas competências instaladas na UFSCar para identificar questões e resolver os problemas diagnosticados, alcançando melhores condições de trabalho e, assim, melhores resultados para a Universidade. A expectativa é grande, pois entendemos o papel das câmaras como extremamente importante nesse estágio do desenvolvimento da Universidade, em que, frente ao processo de expansão, estamos em um processo de transição de uma gestão mais ‘empírica’ para uma que possa contar com processos e procedimentos melhor elaborados. As câmaras devem permitir que esses procedimentos tenham identidade institucional, que sejam formulados não por um outro gestor, mas pelo conjunto de pessoas que trabalham com essas questões no seu dia a dia”, avalia o Pró-Reitor de Administração da UFSCar, Néocles Alves Pereira.

Câmara de Materiais e Compras

A Câmara de Materiais e Compras, especificamente, tem, dentre as suas atribuições, as de elaborar ou revisar normas e procedimentos relativos a compras, almoxarifado, contratos, convênios e patrimônio, buscando, sempre que possível, a padronização entre os diferentes campi da Instituição. Também deve mapear e descrever os principais processos relativos a essas áreas, propor políticas de gestão e modelos que racionalizem as atividades administrativas e construir e disseminar boas práticas. Outras funções são a proposição de modelos de avaliação de desempenho dessas atividades, bem como de oportunidades de capacitação aos servidores com elas envolvidos. Para tanto, a Câmara é composta por integrantes da equipe da ProAd em todos os campi – além dos pró-reitores, participam os diretores administrativos, chefes de departamentos e representantes das unidades da Pró-Reitoria nos campi das áreas afins à temática da Câmara – e representantes de todas as demais pró-reitorias, Centros Acadêmicos e da Prefeitura Universitária indicados pelos setores, considerando seu envolvimento cotidiano com as atividades que são objeto da Câmara.

Na primeira reunião, uma boa parte do tempo foi dedicada a apresentações, debate e deliberações acerca da abertura e autuação de processos na Instituição. Uma das propostas aprovadas foi a de descentralização da abertura de processos, o que, até pouco tempo atrás, só podia ser feito pelo Departamento de Expedição e Arquivo (DeEA) da ProAd e, mais recentemente, também pelas unidades vinculadas à Pró-Reitoria nos campi fora de São Carlos. No final deste mês será oferecida capacitação acerca dos trâmites próprios à abertura de processos e, também, deve ser formulada norma que concretize e detalhe a decisão da Câmara, passos a partir dos quais será possível, imediatamente, implantar a descentralização. Assim, um departamento acadêmico que precise, por exemplo, iniciar um processo para concessão de afastamento docente, ou um Centro que deseje encaminhar a assinatura de um convênio, dentre outros casos, não dependerão mais do DeEA para disparar a tramitação desse processo. Com isso, as diferentes unidades acadêmicas e administrativas serão beneficiadas pela maior agilidade na abertura dos processos e, de outro lado, a equipe do DeEA poderá ser melhor aproveitada em tarefas mais complexas.

Além da descentralização da abertura, a Câmara também se debruçou sobre o que é chamado de autuação dos processos, ou seja, todos os passos envolvidos na constituição desses processos, como a junção e organização de documentos, escrita de despachos, tramitação etc. Isto porque, apesar de existirem regulamentações internas que determinam a adoção, na UFSCar, do Manual de Gestão de Documentos do Ministério da Educação, muitas incongruências ainda são identificadas, o que, muitas vezes, gera grandes dificuldades e desperdício de tempo na recuperação de informações, dentre outros prejuízos. Assim, integrantes da Câmara de Assessoramento Técnico e convidados deverão, agora, elaborar proposta de capacitação da comunidade universitária e divulgação das normas existentes, visando aprimorar os procedimentos de gestão e arquivamento de documentos na UFSCar. Além disso, será retomada a análise do sistema Trâmite realizada no âmbito do I Fórum Integração UFSCar, visando dar continuidade ao seu aprimoramento.

Um outro ponto de atenção da Câmara, em sua primeira reunião, diz respeito a uma modificação no módulo de Compras do Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada (Sagui), em que, ao elaborar uma requisição de compra, o solicitante deverá, em um futuro breve, preencher termo de referência no próprio sistema, indicando se deseja a entrega única ou parcelada, se há exigência de amostra ou outro tipo de referência de qualidade para o processo de licitação, dentre outras informações. Essa alteração, ao aumentar o detalhamento das especificações de um produto ou serviço a ser adquirido, traz com ela a necessidade de tomada de algumas decisões, como, por exemplo, se continuará sendo possível e desejável compartilhar orçamentos para aquisição de itens de mesma natureza por unidades distintas, dentre outras. Os integrantes da Câmara debateram essas implicações, apresentaram sugestões e comprometeram-se a analisar essas questões para deliberação na próxima reunião da Câmara, agendada para o dia 5 de maio.

Já ficou definido também que as reuniões da Câmara acontecerão mensalmente – neste momento inicial, em que há um passivo de questões a serem equacionadas –, sempre na primeira terça-feira útil do mês, e que posteriormente os encontros passarão a ser bimensais. Já estão previstos, para as próximas reuniões, debates sobre diversos pontos relacionados a patrimônio, compras, fiscalização de contratos e almoxarifado, dentre outros tópicos. Será desenvolvido um site para compartilhamento dos documentos e outras informações relativas ao trabalho das câmaras de assessoramento técnico.

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