Digitalização de processos na UFSCar viabiliza o trabalho remoto

Durante a quarentena, processos administrativos como pagamento de bolsas a estudantes, pagamento a fornecedores, assinatura e renovação de contratos, compra de materiais de apoio ao combate do Coronavírus e atividades relacionadas à gestão de pessoas continuam funcionando normalmente.

“A implantação bem sucedida do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFSCar, além da consolidação de procedimentos de trabalho e capacitação frequente dos servidores, têm possibilitado a condução de grande parte de nossas atividades de maneira remota”, afirmou o Pró-Reitor de Administração, Márcio Merino Fernandes, que também destacou a importância do trabalho da Secretaria de Informática (SIn) para viabilizar tudo isso.

Gestão de Pessoas – Reuniões on-line acontecem a cada 2 dias entre a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (ProGPe) e seus diretores. A tramitação digital dos processos possibilita a continuidade da folha de pagamento, as progressões funcionais e demais atividades. O SEI facilitou a tramitação dos processos, antes tramitados de forma física.

“Se me perguntassem, um ano atrás, se seria possível manter a Universidade funcionando em um período de quarentena, eu não saberia responder. Hoje, devido a um forte trabalho de informatização dos processos e ao extremo empenho da equipe da ProGPe, podemos dizer que a Universidade está funcionando bem mesmo neste período de isolamento” enfatizou o Pró-Reitor de Gestão de Pessoas, Itamar Lorenzon.

Extensão – Até 2018, os cerca de 1.000 novos projetos de extensão criados na UFSCar a cada ano eram impressos, em sua íntegra, para fins de assinatura e registro de sua aprovação. A partir de fevereiro de 2019 este processo foi totalmente digitalizado. Assim que é finalizada a tramitação no sistema ProExWeb, um processo digital é gerado, no sistema SEI, para assinatura digital do Pró-Reitor e registro.

Nada mais é impresso. “Era muito papel, envolto naquelas pastinhas azuis. Diversos armários dedicados ao armazenamento, dificuldade para encontrar processos, e necessidade de movimentação de processos físicos para a execução de procedimentos simples, como uma assinatura. A digitalização completa do processo, em 2019, nos deu maior flexibilidade e agilidade, e está permitindo que o trabalho prossiga normalmente na quarentena”, afirmou o Pró-Reitor de Extensão, Roberto Ferrari Júnior.

Sistema Eletrônico de Informações (SEI) – Criado no âmbito do Governo Federal, a implantação do SEI na UFSCar transformou pilhas de processos feitos no papel em processos eletrônicos, acessíveis de qualquer lugar e contribuindo para a preservação do meio ambiente.

“A implantação do SEI começou em janeiro de 2018 e testamos na Reitoria, ProAd e Secretaria de Informática (SIn) durante o ano todo. Em 2019 iniciamos os treinamentos com toda a Universidade, nos 4 campi. Foram mais de 1.200 servidores treinados e estes podem replicar os conceitos em suas próprias unidades. Em outubro de 2019 foi iniciado o funcionamento pleno do SEI na UFSCar”, conta a Coordenadora da Implantação do SEI na UFSCar, Eliane Colepícolo.

Em números – No ano de 2019 foram gerados mais de 13 mil processos, na UFSCar, utilizando-se o SEI. Em 2020, durante os 3 primeiros meses já foram gerados mais de 7 mil processos.

“Temos o Portal SEI-UFSCar que esclarece dúvidas sobre o sistema e também pode auxiliar outros usuários de instituições públicas. No Portal reunimos todos os tipos de processos que estão definidos no SEI-UFSCar, incluindo base de conhecimento com fluxograma, passo-a-passo e os modelos de documentos envolvidos“, acrescenta Eliane Colepícolo.

Acesse o Portal SEI-UFSCar clicando aqui. Mais informações podem ser obtidas pelo e-mail sei.suporte@ufscar.br.

SEI/UFSCar

 

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